Pengelolaan TI di Perpustakaan berdasarkan COBIT (IT Best Practices)

Oleh: Muhamad Prabu Wibowo (Konsultan InfoSolusi-UI)
 
Pemanfaatan dan pengelolaan Teknologi Informasi (TI) sekarang ini sudah menjadi perhatian di bidang perpustakaan dikarenakan nilai aset yang tinggi yang mempengaruhi secara langsung kegiatan dan proses bisnis perpustakaan. Kinerja TI terhadap otomasi pada sebuah perpustakaan perlu selalu diawasi dan dievaluasi secara berkala agar seluruh mekanisme manajemen TI berjalan sesuai dengan perencanaan, tujuan, serta proses bisnis perpustakaan. Selain itu, kegiatan pengawasan dan evaluasi tersebut juga diperlukan dalam upaya pengembangan yang berkelanjutan agar TI bisa berkontribusi dengan maksimal  di lingkungan kerja perpustakaan. COBIT (Control Objectives for Information and Related Technology) adalah standar internasional untuk tata kelola TI (IT governance)  yang dikembangkan oleh ISACA (Information System and Control Association) dan ITGI (IT Governance Institute) yang bisa dijadikan model pengelolaan TI mulai dari tahap perencanaan hingga evaluasi.
 
COBIT sendiri membagi tahapan pengelolaan TI ke dalam 4 bagian: Perencanaan, Implementasi, Dukungan, dan Pengawasan dan Evaluasi. COBIT sendiri menyediakan parameter untuk penilaian setinggi dan sebaik apa pengelolaan TI pada suatu organisasi dengan menggunakan maturity models yang bisa digunakan untuk penilaian kesadaran pengelolaan (management awareness) dan tingkat kematangan (maturity level).
 
Kesadaran pengelolaan sendiri ditujukan untuk mendapatkan opini dari pihak pengelola TI dalam hal ini perpustakaan melalui kuesioner dan wawancara mengenai tingkat keperluan penerapan kegiatan yang berhubungan dengan pengawasan dan evaluasi kinerja TI yang tercakup dalam COBIT.
 
Sedangkan penelitian tingkat kematangan ditujukan untuk memperoleh data kondisi aktual pengelolaan proses pengawasan dan evaluasi kinerja TI di perpustakaan UI melalui kuesioner dan wawancara. Pada COBIT, tingkat kematangan ini dinilai dengan tingkatan dari 0, yang paling rendah hingga 5 yang paling tinggi.
 
Pada tahap akhir, terdapat pertimbangan dari penilaian kesadaran pengelolaan, visi, misi, dan tujuan perpustakaan, serta wawancara responden, sehingga nantinya teridentifikasi kegiatan mana yang perlu diadakan (analisis kesenjangan (gap analysis) yang berupa usulan-usulan kegiatan yang perlu dilakukan) berdasarkan hasil kondisi yang diperoleh saat ini (tingkat kematangan) dan tingkat yang diinginkan (kesadaran pengelolaan yang nantinya akan bisa menjadi kebijakan di tahap selanjutnya.
 
Contoh Studi kasus dari penerapan COBIT di perpustakaan bisa dilihat pada: klik di sini
 
Panduan COBIT sendiri bisa didapatkan dan diunduh secara gratis pada www.isaca.org atau www.itgi.org